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世間ではライフハック=仕事術とされていますが、このサイトでは仕事術は、あくまで仕事に対する考え方や方法論として、ライフハックは昨今発展したIT技術を生かした仕事を含めた生活全般の改善方法としています。

普通の職業よりも圧倒的に仕事量が多い(月間400時間労働もある)またコンピュータを触れる作業が多いため、コンピュータを自分の手足の延長として、自由に使えるようになっているということを生かした仕事術やライフハックを紹介できればと考えています。

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仕事術 メールの書き方2 読まれる題名にする

宛先(TO、CC、BCC)について
題名(Subject)
本文(Body)


宛先のそれぞれの意味、使い方については前回書きましたが、
今回は、題名です。


題名?○○について。とかでいいんじゃないの?


と思ったあなた。メールを読む場合のことを考えていますか?



なんでもかんでも、「○○について」というタイトルにしていると、そのタイトルで検索すると、他のメールもやたらとヒットしてしまったり、見逃してしまったりします。

これでは、受け取った相手も、そのメールを見逃してしまいかねません。


特に返事の期日が決まっているような場合は、題名に【要返信 9月1日まで】というような文言をつけておきましょう。


そうすれば、このメールには返信が必要で、期日もメールタイトルをみた瞬間にわかります。



また題名、タイトルには、具体的な内容を書くのも一つの手です。

○○について。というのも、何も考えずに書きやすい題名ではありますが、例えば、飲み会について。というよりも、山田さん結婚前祝い飲み会について。というようにタイトルだけで、なんとなく内容がわかるようにすると、読まれる率が飛躍的に向上します。


まず、読ませる。

そして返答させる。


それがメールの目的です。


メールの目的を達成できるような題名(タイトル)をつけましょう。



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posted by YouRight at 12:35 | Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 メール編

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仕事術 メールの書き方3 本文 

宛先(TO、CC、BCC)について
題名(Subject)
本文(Body)

メールの3つの要素のうち、最後に本文です。

本文。メール本文なんて、日本語文章力だけじゃないの?と思いがちですが、メール本文にも細かく言えば、さらに3つの要素があります。

それは、下記です。

・ヘッダ
・本文
・フッタ


具体例を出しましょう。以下のようなメール本文だったときに、



○○様

いつもお世話になっております。
□□産業 △△と申します。


×××××××××××××××××××××
××××××××
×××××××××××××××

××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××
×××


以上、よろしくお願いします。


-------------------------
□□産業 
△△
MAIL:xxxxx@xxxx.xxxx
TEL:03-0000-0000
FAX:03-0000-0000
-------------------------




ヘッダとは、一番上にあるメールの宛先と、誰からのメールなのか(つまり、自分自身の会社名、所属事業部、名前)と簡単なあいさつ文です。


本文は、メールの具体的な内容ですね。


フッタは、自分自身の情報です。
会社名、所属事業部、名前(読み仮名もあるとさらに良い)、連絡先のメールアドレス、電話番号、FAX、外回りの人は、携帯電話など



を書くわけですね。

ヘッダの挨拶文は、社外の人は、お世話になります。社内の人は、お疲れ様です。が基本ですが、会社により微妙にちがったりするので、それは周りに合わせましょう。


フッタについても、同様で、周りのひとに合わせたり、多少自分の個性をこめて、一言書いたりするのもいいでしょう。私の知り合いで、女性なのですが、漢字でかくと、男性の名前のため、(♀)とつけたりしている方もいました。


メール本文についてですが、これはやはり難しいです。
もちろん、日本語のうまい、下手により大きく変わりますが、それよりも一番気をつけなければならないのは、読み手に立った文章を書けているのかどうか。これにつきると思います。


メール本文については、今回は詳しいことは避けておきます。

また別の機会にしたいとおもいます。



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posted by YouRight at 01:02 | Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 メール編

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仕事術 メールの書き方1 宛先について

前回は、メールのメリット、デメリットについて書きました。

今回は、意外と知らないメールの書き方について、紹介していきたいと思います。

まず、メールは、次の要素があります。

宛先(TO、CC、BCC)
題名(Subject)
本文(Body)


■宛先

TOやCC、BCCをうまく使い分けできていますか?

どういった人のアドレスを入れておくべきか、ここで説明します。


TO

 返事が欲しい人のメールアドレスをつけます。
 またTOでつける場合は、本文中でも、○○様というように名前を書くのが礼儀です。

CC

 返事が欲しいわけではないけれど、そのメールを目を通してほしい人のメールアドレスをつけます。大抵は、上司や同じグループの人のメールアドレスをつけますね。

BCC

 TOとして指定している相手に知られたくない人のような、CCとつけるのはちょっと・・・という場合に使います。

 基本的には、BCCのメールアドレスは、受け手からは見えないことになっていますが、メーラーによっては、見えてしまうこともあるそうで、微妙な宛先です。



この中で、もっとも大事なのが、CCです。
CCをうまく使いこなせていない人が非常に多いです。


例えば、CCをつけずに個人宛に送りあっている人がいます。

こういう人は、もし自分が休んだときどうするつもりなのでしょうか?もし休んでいる間に、自分個人宛に大事なメールが届いていて、すぐにでも誰かが対応する必要があるのに関わらず、他のメンバーや上司にはわからない。という結果を招いてしまいます。


また、個人宛でメールを送っている場合、自分がこういった内容のメールを送り、〜までに返事が欲しいと連絡した。と主張しても、相手が受け取っていない。と突っぱねられると、周りの誰も受け取っていないので、ちゃんと送信できていたのか?という証拠が残らないことになります。


他にも、CCで他のメンバーのアドレスやメーリングリストを登録していると、自分が見逃したりしていたときでも、他のメンバーが気づいてくれる。という可能性もあります。


様々な点で、CCに、他のメンバーのメールアドレスや、メーリングリストを追加するという効果は大きいのです。


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posted by YouRight at 20:50 | Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 メール編

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仕事術 メールのメリット、デメリット

最近の仕事で、一番困るのがメールではないでしょうか?

一見便利なメールですが、メール連絡が一般的になり、なんでもかんでもメールに変わってくると、メール連絡の弱点が明確になってきます。

メールでのコミュニケーションは、一方的です。
つまり相手が、何をしていようと連絡ができてしまいます。

これはメールのメリットでもありますが、デメリットにもなってしまいます。

相手の都合を気にせずメールを送れるという点ではメリットですが、相手がメールを見たのかどうか、きちんと連絡ができたのかよくわからないというところです。


また、メール受信数が100、200を超える場合、重要なメールを見逃してしまう可能性があります。


結局、メールを送ったあとで電話をして、確認をするという二度手間になってしまうことも多いのが現状です。


もう一つメールの弱点としては、感情のニュアンスを伝えられないということもあります。どうしても文章だと冷たい、断定的な言い方になってしまうため、よくないことを報告する場合、事前に電話をして、その後メールをしたほうがよい場合があります。


メールの利点としては、残る。ということだと思います。

電話だと録音をしていない限り、残らないため、メモしながら話す必要があったり、勘違いをして、相手と認識が合わないようなことも発生します。

その点、メールは、(書き方にもよりますが)文章で残るため、そのようなことを回避することができるのです。


・緊急性のある事項
 電話

・会議などの議事録送付といった認識あわせ、
・残す必要のある情報の共有
 メール

・緊急性はないが重要な事項
・言葉のニュアンスを伝える場合
 メール、電話を併用




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posted by YouRight at 14:41 | Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 メール編

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